STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI TUGAS UNTUK SETIAP POSISI

 STRUKTUR ORGANISASI

DESKRIPSI TUGAS UNTUK SETIAP POSISI

Dewan komisaris

Bertanggung jawab kepada:-

Membawahi:

Direktur Utama

Tugas:

memeberikan  nasihat kepada direktur dlam melaksanakan pengurusanperusahaan melakukan pengawasa natas jalannya usaha pada perusahaan dagang tsb. bertindak sebagai wakil pemegang saham melakukan pelaksanaan dari setiap kebijaksanaan yang telah digariskan atau dikeluarkan

Wewenang:

dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar  untu kmelaksanakan tugas –tugas tertentu direktur,apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu  menghadiri rapat direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh direktur.

Direktur utama

Bertanggung jawab kepada: dewan komisaris

Membawahi:

direktur pembelian dan gudang,direktur administrasi & keuangan,direktur pemasaran

Tugas:

membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek & panjang memberikan laporan pertanggungjawaban kepada rapat umum pemegang saham(RUPS) bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk  kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan –tujuannya.

Wewenang:

mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan menunjuk,mengangkat dan memberhentikan direktur
menandatangani permintaan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya penting menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan.

Internal auditor

Bertanggung jawab kepada: Direktur utama

Membawahi:-

Tugas:

menyusun dan melaksanakan rencana audit internal menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern&sistm manajemenresiko sesuai kebijakan perusahaan melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efesiensi & efektifitas di bidang keuangan ,akuntansi,operasional,SDM,pemasaran,TI,dan kegiatan lainnya.
membuat laporan hasil audit & menyampaikan laporan tsb. Kepada direktur utama & dewan komisaris.

Wewenang:

Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan terkait dgn tugas dan fungsinya Melakukan komunikasi secara langsung dengan direksi,dewan komisaris, dan komite audit beserta-
anggota-anggotanya

Direktur pembelian dan gudang

Bertanggung jawab kepada: Direktur utama

Membawahi:

bagian pembelian,bagian penerimaan,bagian gudang

Tugas:

Menandatangani segala urusan pembelian ,penerimaan,dan gudang. Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan pembelian.

Wewenang:
memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan gudang

Bagian pembelian

Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang.

Membawahi:-

Tugas:

mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih

Wewenang:

membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada pemasok membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stock barang.

Bagian penerimaan

Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang .

Membawahi:-

Tugas:

memeriksa jenis,mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke direktur pembelian dan gudang.

Wewenang:

menolak barang yan dikirim pemasok jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan meng-otorisasi untuk penerimaan barang yang jenis,spesifikasi,mutu,kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum.

Menerima barang yang diretur

Bagian gudang

Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang

Membawahi:-

Tugas:

memepersiapkan barang yang akan dikirim bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur  penjualan bertanggung jawab menyerahkan surat order penjualan dan barangnya ke bagian pengiriman mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang.

Wewenang:

memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan mengontrol retur penjualan dan retur pembelian.

Direktur administrasi dan keuangan

Bertanggung jawab kepada:Direktur utama

Membawahi:

Departemen personalia dan umum, departemen keuangan,departemen akuntansi.

Tugas:

melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas,penerimaan dan pengeluaran kas melakukan verifikasi atas semua buku  penjualan tunai,faktur penjualan dan nota pembelian- serta bukti barang dari perusahaan ke konsumen.

Wewenang:

menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan aministrasi perusahaan membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan/

Departemen personalia dan umum

Bertanggung jawab kepada: Direktur adminstrasi dan keuangan

Membawahi:

 bagian umum,pegawai dan humas

Tugas:

membuat perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari setiap departemen bertanggungj jawab dalam memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan- perusahaan memberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai motivasi kerja dan menemukan solusi untuk -setiap persoalan yang dihadapi oleh pegawai perusahaan

Wewenang:

menilai dan mengukur kinerja pegawai memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan perusahaan memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada direktur.

Bagian pegawai

Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum

Membawahi:-

Tugas:

melaksanakan pengelolaan adminstrasi kepegawaian penyusunan progam dan petunjuk pembinaan dan pengembangan kepegawaian melaksanakan  mutasi pegawai & tatausaha kepegawaian mengawasi pegawai apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugasnya mengadakan perekrutan pegawai baru
member petunjuk kepada pegawai untuk dapat mengkontribusikan kemampuan yang ada pada perusahaan.
Wewenang:
menetapkan pegawai mana yang mendekati masa pensiun

Departemen Umum

Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum

Membawahi:-

Tugas:

Mengendalikan dan menyelenggarakan  kegiatan dibidang administrasi,kepegawaian,serta- kesekertariatan menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumahtanggaan,peralatan kantor,dan perundang2an mengurus pembekalan material & peralatan teknik mengadakan pembelian barang-barang yang diperlukan perusahaan.

Wewenang:

Menandatangani surat atau laporan menilai dan menentukan kualitas barang membuat harga perkiraan sendiri mengeluarkan uang persediaan mendistribusikan barang inventaris dan barang persediaan
menilai dan menentukan kondisi barang inventaris untuk diusulkan penghapusan.

Bagian Humas

Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum

Membawahi:-

Tugas:
Mengawasi pelaksanaan penerimaan,pendistribusian,pengiriman& pengarsipan,surat-surat dan- dokumen perusahaan mengawasi pelaksanaan pemeliharaan kebersihan & keamanan kantor serta harta perusahaan agar- terhindar dari kebakaran,kerusakan,pencurian mengawasi penggunaan alat-alat tulis, peralatan kantor & persediaannya.

Wewenang:

Menjalin hubungan bai k dengan pihak eksternal.

Departemen keuangan

Bertanggung jawab kepada:Direktur administrasi dan keuangan

Membawahi:

Bagian kasir, bagian kredit

Tugas:

mengkoordinir,menganalisa,mengelola data-data,sehingga tersusun suatu laporan keuangan- perusahaan ikut serta dalam mengamankan asset perusahaan bertanggung jawab atas kegiatan keuangan
mengatur masalah yang berhubungan dengan penyediaan dan enggunaan dana. menyediakan laporan keuangan untuk internal maupun eksternal perusahaan.

Wewenang:

mengatur kebijaksanaan dan engendalian keuangan untuk penghematan biaya pengeluaran perusahaan.

Bagian kasir

Bertanggung jawab kepada:Departemen keuangan

Membawahi:-

Tugas:

menerima daftar penerimaan kas,bukti kas masuk,dank as/cek,kasir membuat bukti setor bank & menyetorkan kas tersebut ke bank kasir mengarsipkan daftar penerimaan kas an bukti kas masuk urut tanggal.

Wewenang:

memberikan tanggaldan cap lunas padatiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas
berwenang dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang ks perusahaan

Bagian kredit

Bertanggung jawab kepada:Departemen keuangan

Membawahi:-

Tugas:

memberi otorisasi penghapusan  piutangyang sudah tidak dapat ditagih lagi. Memeriksa data kredit pelanggan  yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota bertanggung jawab atas pemberian  kartu kredit kepada pelanggan terkirim.

Wewenang:-

Departemen akuntansi

Bertanggung jawab kepada: Direktur administrasi dan keuangan

Membawahi:

bagian piutang, utang,penagihan,pembukuan.

Tugas:

bertanggung jawab pada uruan piutang,utang, penagihan,dan pembukuan memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan kwitansi dan surat jalan memeriksa limit piutang dari setiap peruahaan.

Wewenang:
menetapkan metode-metode  yang digunakan dalam  pencatatan akuntansi.

Bagian piutang

Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi.

Membawahi:-

Tugas:

memeriksa nomor seri faktur penjualan mengarsipkan faktur penjualan urut tanggal
mencatat berkurangnya  piutang di transaksi  pelunasan piutang oleh debitur.

Wewenang:
Meng-otorisasi bukti penerimaan kas masuk.

Bagian Utang

Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi

Membawahi:-

Tugas:

Menerima tembusan order  pembelian dari departemen pembelian serta laporan penerimaan barang- dari bagian gudang yang dokumen tersebut diarsipkan urut nomor.

Wewenang:

mencocokkan dokumen,mengecek perhitungan,menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher
mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya(faktur asli,laporan penerimaan barang,order- pembelian dan dan permintaan pembelian) dalam arsip paket voucher urut tanggal jatuh tempo
mengeluarkan  paket voucher dari arsipnya dan menyerahkan ke kasir.

Bagian penagihan

Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi.

Membawahi:-

Tugas:

Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo melakukan faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkan menurut Abjad.

Wewenang:
membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan dilampiri dengan
faktur penjualan kartu kredit.

Bagian pembukuan

Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi

Membawahi:-

Tugas:

Melaksanakan penyelesaian administrasi keuangan melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan-tunjangan lainnya melaksanakan tata pembukuan keuangan menyimpan dan melaporkan dana operasional transaksi secara harian  dan bulanan.

Wewenang:

Melakukan koordinasi dg kasirdan bagian pelayanan terhadap validasi transaksi sebelum melakukan- pencatatan pada sistem terkomputerisasi.

Direktur pemasaran

Bertanggung jawab kepada: Direktur utama

Membawahi:

Departemen penjualan,departemen promosi

Tugas:

Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menangkut pemasaran memonitoring dan mengarahkan proses2 diseluruh divisi direktorat pemasaran melakukan koordinasi strategis antar direktorat memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.

Wewenang:

menetapkan pedoman harga barang dan jasa menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta penmgadaan barang dan jasa menetapkan sistem pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap.

Departemen penjualan

Bertanggung jawab kepada:Direktur pemasaran

Membawahi:

Bagian order penjualan ,bagain pengiriman

Tugas:

bertanggungjawab kepada direktur pemasaran mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
menyusun rencana penjualan mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang:

memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

Bagian order penjualan

Bertanggung jawab kepada: Departemen penjualan

Membawahi:-

Tugas:

membuat faktur penjualan mencatat order yang diterima dari pesanan membawa dokumen order penjualan ke bagian otorisasi kredit

Wewenang:

Memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap meng-otorisasi pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit.

Bagian pengiriman

Bertanggung jawab kepada: Departemen penjualan.

Membawahi:

Tugas:

Menyerahkan barang yang dipesan sesuai dg mutu,kuantitas,spesifikasinya sesuai dg yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari penjual.

Wewenang:

Meng-otorisasi dalam membuat nota pengiriman

Departemen promosi

Bertanggung jawab kepada:direktur pemasaran

Membawahi:

Bagian riset pasar,bagian promosi

Tugas:

Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran menerima an memahami setiap keluhan pelanggan
membuat rencana “costumer visit” dan “costumer call” untuk period tertentu.

Wewenang:
menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan

Bagian riset pasar

Bertanggung jawab kepada: Departemen promosi

Membawahi:-

Tugas:

Untuk mengetahui seberapa besar kekuatan para pesaing usaha yang akan dihadapi oleh pebisnis
mencari informasi mengenai harga,kuantitas,kualitas barang.

Wewenang:
Menentukan para pesaing usaha sehingga mengetahui kelemahan dan kelebihan  guna mendapatkan keuntungan.

Bagian promosi

Bertanggung jawab kepada: Departemen promosi

Membawahi:-

Tugas:

Mengajukan anggaran biaya produksi kepada departemen promosi melaksanakan progam promosi yang disetujui oleh departemen promosi mengusulkan progam-progam promosi.

Wewenang:

menentukan sarana-sarana dalam mempromosikan produk & mengusulkannya ke departemen promosi
menentukan pemasangan iklan terkait promosi produk.

SISTEM PENGGAJIAN DAN PROSES REKRUTMEN

Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Berikut di uraikan bagan alir sistem penggajian yang merupakansistem pembayaran atas jasa yang di serahkan oleh karyawan yangbekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang di hasilakan. Oleh karena itu, dalam sistempenggajian ini tidak di perlukan pencatatan waktu kerja, karena biaya tenaga kerja yang di keluarkan oleh Perusahaan tidak perlu di bebankanlangsung kepada produk. Untuk lebih jelasnya, lihat bagan alir sistempenggajian pada halaman berikutnya.

Unsur-Unsur yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Penggajian

Fungsi Yang Terkait

Dalam sistem penggajian melibatkan beberapa fungsi dalamPerusahaan agar transaksi-transaksi pengggajian tidak terpusat pada satu bagian. Fungsi-fungsi yang terlibat tersebut satu dengan yang lain salingberhubungan.

Fungsi-fungsi yang terlibat dalam Sistem Penggajian antara lain(Mulyadi, 2001 : 383) :

a.       Fungsi KepegawaianFungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawanbaru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan,kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan danpemberhentian karyawan.b.

b.      Fungsi Pencatat Waktu HadirFungsi ini bertanggung jawab atas penyelenggaraan catatan waktuhadir karyawan Perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak bolehdilaksanakan oleh fungsi operasional atau fungsi pembuat daftargaji. Fungsi ini di bawah Departemen personalia dan umum.c.

c.       Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan UpahFungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yangberisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potonganyang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktupembayaran gaji. Daftar gaji di serahkan kepada fungsi pembuatdaftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar pembayaran gaji kepadakaryawan.

d.      Fungsi AkuntansiDalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannyadengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi beradaditangan bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.

1.      Bagian utangBagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistemakuntansi penggajian dan bertanggung jawab untuk memprosespembayaran gaji seperti yang tecantum dalam daftar gaji.Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberiotorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gajipada karyawan seperi yang tercantum dalam daftar gajitersebut

2.      Bagian Kartu BiayaBagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalamsistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jamkerja.

3.      Bagian JurnalBagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.

e.       Fungsi KeuanganFungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayarangaji yang menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebutkemudian di masukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiapkaryawan, untuk selanjutnya di bagikan kepada karyawan yangberhak.

Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akunatansi penggajianadalah (Mulyadi, 2001 : 375):

a.       Dokumen Pendukung Perubahan GajiDokumen ini umumnya di keluarkan oleh fungsi kepegawaianberupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.

b.      Kartu Jam HadirMerupakan dokumen yang digunakan oleh oleh fungsi pencatatwaktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Perusahaan.Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa,dapat pula berbentuk kartu hadir yang di isi dengan mesin pencatatwaktu.

c.       Kartu Jam kerjaDokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yangdikonsumsikan oleh tenaga kerja langsung pabrik gunamengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini di isi oleh mandorpabrik dan di serahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upahuntuk kemudian di bandingkan dengan kartu jam hadir, sebelumdigunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenisproduk atau pesanan.

d.      Daftar Gaji KaryawanDokumen ini berisi jumlah gaji setiap karyawan, dikurangipotongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuranuntuk organisasi karyawan dan sebagainya.

e.       Rekap Daftar GajiDokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaandengan pembuat daftar gaji yang berisi rincian besarnya gajibeserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

f.       Surat Pernyataan GajiDokumen ini di gunakan sebagai catatan bagi setiap karyawanmengenai rincian gaji yang di terima oleh setiap karyawan besertapotongan-potongannya.

PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Bagan perekruttan karyawan

Yang berwenang menerima, mengangkat, menaikkan pangkat,menetapkan gaji berkala, menjatuhkan hukuman jabatan danmemberhentikan pegawai adalah Direksi. Pengadaan pegawaidilakukakan hanya untuk mengisi formulir yang telah ditetapkan.Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah :

a.       Warga Negara Indonesia

b.      Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setingginya 35 tahun

c.       Tidak pernah dihukum penjara/kurungan berdasarkan keputusanPengadilan yan sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetapkarena melakukan suatu tindak pidana kejahatan jabatan/tindak pidana lainnya yang ada hubungannya dengan jabatannya

d.      Tidak pernah terlibat dalam suatu gerakan yang menentangpancasila, UUD 1945, Negara, dan Pemerintah

e.       Tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawaisuatu instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta

f.       Mempunyai pendidikan, kecakapan/keahlian yang diperlukan

g.      Berkelakuan baik 

h.      Berbadan sehat, yang dinyatakan oleh Dokter yang ditunjuk olehPerusahaan Daerah

i.        Lulus Ujian

Setiap Pelamar harus menunjukkan surat lamaran yang ditulis dengantulisan tangan sendiri kepada Direksi dengan disertai :

a.       Daftar riwayat hidup

b.      Salinan ijazah/surat tanda tamat belajar yang diperlukan

c.       Surat keterangan berkelakuan baik dari pejabat yang berwajib

d.      Surat keterangan kesehatan dari Dokter Pemerintah

e.  Surat pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah dihukumpenjara/kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudahmempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatutindakan pidana kejahatan yang ada hubungannya dengan jabatan

f.   Surat pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah terlibat dalamgerakan yang menentang Pancasila, UUD 1945, Negara danPemerintah

g.   Surat pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai suatu instansi baik instansipemerintah maupun swasta

h.      Surat pernyataan pelamar bahwa ia tidak berkedudukan sebagaipegawai negeri/calon pegawai negeri

i.        Pas photo menurut ukuran dan jumlah yang telah ditentukan 

j.        Salinan sah surat keputusan/keterangan tentang pengalaman kerjabagi pelamar yang telah mempunyai pengalaman kerjak.

k.      Surat keterangan lainnya yang diperlukan

Sumber :

http://musaddadsemangat.blogspot.com/2012/12/contoh-uraian-tugas-dan-wewenang.html

http://4ka02gundar2008.blogspot.com/2012/04/sistem-penggajian-dan-proses-rekrutmen.html